Offentlig upphandling - tips & råd till inköpare

BPHR publicerar här successivt tips, råd och rekommendationer till inköpare. Våra råd baserar sig på branschens erfarenheter och diskussioner om hur vi som branschföreträdare på bästa sätt hjälper inköpare, särskilt vad gäller frågeställningar kring upphandling av produkter för professionell hygien och rengöring. Några rekommendationer togs fram innan IIH bytte namn till BPHR.

Prenumerera på våra nyheter och följ oss på LinkedIn så du ser när vi publicerar något nytt.

Välkommen att höra av dig till BPHR-kansliet om du har frågor i samband med upphandlingar!

 

Kriterier för hållbar upphandling

BPHR rekommenderar att inköpare tillämpar de kriterier/verktyg för hållbar upphandling som finns tillgängliga på Upphandlingsmyndighetens webbplats. Helst bör myndighetens kriterier användas oförändrade. I annat fall är det viktigt att göra tydligt vilken modifiering som gjorts för att underlätta för leverantörerna, som i de flesta fall har gått igenom alla sina produkter med avseende på kravkriterierna och förberett färdiga svarsmallar till befintligt kriteriedokument.

En översyn av kriterierna görs under hösten 2018 och BPHR deltar i referensgruppen.

Upphandlingsmyndigheten: Verktyg för hållbar upphandling

 

Hjälpmedel för upphandling av kemisk-tekniska produkter

BPHR (f.d. IIH) har tagit fram ett hjälpmedel för att underlätta utvärdering av anbud i samband med upphandling av kemisk-tekniska produkter – främst maskindisk- och torkmedel för professionell användning. Hjälpmedlet är en excelfil med vissa på förhand ifyllda uppgifter och kalkyler. Excelfilen fungerar alltså som mall för upphandlingar.

Vid utvärdering av anbud vid en upphandling kan det vara svårt att göra rättvisande jämförelser av priser och kostnader. Vår erfarenhet är att svårigheterna är särskilt stora när det gäller maskindiskmedel och torkmedel samt tvättmedel för professionell användning.

Vårt syfte med detta hjälpmedel är att underlätta dels för leverantörer att lämna uppgifter på ett enhetligt sätt och dels för upphandlare att göra rättvisande jämförelser mellan anbud.

 

Jämförande tester - maskindisk- och torkmedel för storkök

Praktiska tester under kontrollerade former bör göras inför upphandling av maskindiskmedel och torkmedel för storkök. De praktiska testerna utgör en viktig del av beslutsunderlaget och den totala utvärderingen. Tillsammans med andra produktfakta ger resultat från praktiska tester underlag för en helhetsbedömning.

Det är viktigt att det finns ett klart syfte och mål med testet och att man vet vad man vill utvärdera. Man måste alltså ha klart för sig vilket rengöringsresultat man vill uppnå och vilka utvärderingskriterier som ska gälla. Testupplägget bör ske i samråd med aktuella leverantörer. En projektledare utses hos kunden.

Praktiska produkttester bör pågå i 10 veckor per leverantör och plats. Först då kan relevanta skillnader mätas eller uppfattas visuellt, eftersom en beläggning eller smutsfilm byggs upp successivt. Innan testperioden börjar, behöver leverantören två veckor på sig för att ställa in dosering och trimma utrustningen. Jämförande tester bör planeras så att det blir lika många driftsdagar för alla tester och i övrigt oförändrade betingelser. Därför bör hänsyn tas till skollov, helger etc.

Testköken ska vara så representativa som möjligt för de kök där produkterna sedan ska  användas. De ska alltså vara representativa med avseende på diskmaskinstyp och -ålder, vattenhårdhet, kost etc. Matsedeln för testperioderna då olika produkter ska jämföras, ska vara så lika som möjligt. Observera att vissa livsmedel eller rätter påverkar resultatet positivt (t ex grönsaksrätter) eller negativt (t ex potatis- och äggrätter).

Maskindisk- och torkmedel för storkök: Jämförande tester. IIHs branschrekommendation till inköpare

 

Placering av doseringsangivelser

Det förekommer kundkrav om att doseringsangivelser ”ska” finnas på etikett.

Behovet av tydliga doseringsangivelser för produkter som doseras manuellt har diskuterats i samband med arbetet med upphandlingskriterier inom dåvarande Miljöstyrningsrådet/ nuvarande Upphandlingsmyndigheten och kravet har formulerats enligt följande:

”För produkter med manuell dosering ska doseringsanvisningar finnas på förpackningen eller i produktblad.”

BPHRs rekommendation till medlemmarna är att följa det krav som formulerats i ovan nämnda upphandlingskriterier. Kravet är alltså att dosering anges antingen på etikett eller i produktblad. Vår bedömning är att det rimligt att lämna detta beslut till tillverkaren, som kan avgöra hur märkningen ska utformas för att all lagstadgad information ska få plats och bli tydlig.

Mot bakgrund av resonemanget ovan är vårt råd till inköpare, när det gäller krav på placeringen av doseringsangivelser, att tillämpa Upphandlingsmyndighetens formulering enligt ovan.